Condizioni Generali di Servizio

Termini d'uso e Politica di Utilizzo Accettabile (AUP) della piattaforma CFOPilot

Versione: 1.3 In vigore dal: 08/09/2026 Fornitore: Mendogni & Partners S.r.l.

Le presenti Condizioni regolano l'accesso e l'utilizzo della piattaforma CFOPilot (di seguito la "Piattaforma" o il "Servizio"), accessibile all'indirizzo cfopilot.it. Utilizzando il Servizio, il Cliente accetta integralmente le presenti Condizioni e la Politica di Utilizzo Accettabile (Sezione 7).

1.Definizioni

• Fornitore: Mendogni & Partners S.r.l., P.IVA 13931520962, con sede in Via della Resistenza 17, 20098 San Giuliano Milanese (MI), REA MI-2752029.
• Cliente: la persona giuridica o il professionista che accede al Servizio in veste professionale.
• Utente: la persona fisica autorizzata dal Cliente ad accedere al proprio account.
• Workspace: l'ambiente di lavoro in cui il Cliente interagisce con gli agenti AI e carica documenti di lavoro.
• Agenti: gli assistenti AI della Piattaforma, basati su modelli di terze parti con esecuzione di codice.
• Contenuti del Cliente: file, dati, testi e istruzioni caricati o immessi dal Cliente nel Servizio.
• Categorie particolari: i dati di cui all'art. 9 Reg. UE 2016/679 e i dati giudiziari di cui all'art. 10.

2.Oggetto e natura del Servizio

CFOPilot è una piattaforma SaaS multi-tenant che mette a disposizione del Cliente ambienti a supporto dei processi di amministrazione, finanza e controllo, assistiti da agenti AI, con capacità di analisi documentale, elaborazione di modelli e generazione di output (fogli di calcolo, presentazioni, documenti).

Il Servizio è fornito "as a service", in modalità remota, e può essere aggiornato, evoluto o modificato dal Fornitore nel tempo. Il Fornitore non assume obblighi di risultato circa le elaborazioni prodotte dagli Agenti, che hanno natura di supporto e non sostituiscono il giudizio professionale del Cliente né costituiscono consulenza finanziaria, contabile o legale.

3.Destinatari — uso esclusivamente professionale

Il Servizio è rivolto esclusivamente a imprese e professionisti che agiscono nell'ambito della propria attività (rapporto B2B). La registrazione non è consentita ai consumatori ai sensi del D.Lgs. 206/2005 (Codice del Consumo). Registrandosi, il Cliente dichiara di agire in veste professionale.

4.Account e registrazione

L'accesso può avvenire mediante: (i) registrazione diretta sul sito con credenziali; ovvero (ii) attivazione a seguito di contratto sottoscritto con il Fornitore. Il Cliente è responsabile della riservatezza delle credenziali, dell'operato degli Utenti che autorizza e della veridicità dei dati forniti in fase di registrazione.

5.Corrispettivi, CFO Units e pagamento

I corrispettivi sono indicati in fase di sottoscrizione e possono articolarsi in: una quota di attivazione una tantum, un canone ricorrente di licenza di piattaforma, pacchetti di CFO Units prepagate — unità che rappresentano tempo di assistenza dei consulenti ed elaborazioni, consumate progressivamente con l'utilizzo degli Agenti — ed eventuali servizi gestiti opzionali. La fatturazione e i termini di pagamento sono concordati con il Cliente al momento della sottoscrizione.

5.1 CFO Units prepagate e politica di rimborso

Le CFO Units sono acquistate in anticipo e accreditate sul saldo del Cliente al buon fine del pagamento; si consumano progressivamente con l'utilizzo degli Agenti. L'importo pagato è al netto dell'IVA, che è addebitata in aggiunta secondo l'aliquota vigente.

Le CFO Units già consumate non sono in alcun caso rimborsabili, poiché corrispondono a un servizio interamente reso. Le CFO Units non utilizzate non sono rimborsabili, salvo diverso accordo scritto.

Poiché il Servizio è rivolto esclusivamente a imprese e professionisti (Sezione 3), non si applica il diritto di recesso previsto dal D.Lgs. 206/2005 (Codice del Consumo) a favore dei consumatori.

Il Fornitore può disporre, a propria discrezione e senza che ciò costituisca obbligo o precedente, il rimborso totale o parziale di un pagamento. In tal caso le CFO Units corrispondenti all'importo rimborsato o stornato sono decurtate dal saldo del Cliente, anche qualora ciò porti il saldo a zero. La medesima decurtazione si applica agli importi che il Fornitore non incassa in via definitiva a seguito di contestazione presso l'emittente dello strumento di pagamento.

La presente politica è richiamata sulla pagina di acquisto delle CFO Units e nel modulo di pagamento, prima della conferma dell'ordine.

5.2 Mancato pagamento, contestazione e sospensione cautelativa

In caso di mancato pagamento il Fornitore può sospendere o disattivare l'accesso al Servizio.

Il Fornitore può inoltre sospendere in via cautelativa, con effetto immediato, l'accesso agli Agenti e il perfezionamento di nuovi acquisti quando: (i) un pagamento già accreditato è oggetto di storno o contestazione presso l'emittente dello strumento di pagamento (chargeback); (ii) è stato disposto il rimborso, totale o parziale, di un pagamento; (iii) il Fornitore o l'emittente rilevano indizi di utilizzo fraudolento dello strumento di pagamento o dell'account.

La sospensione ha natura cautelativa e dura il tempo necessario alla verifica. Essa non comporta la perdita del saldo residuo, che resta a disposizione del Cliente alla riattivazione, fatta salva la decurtazione prevista al punto 5.1 per gli importi rimborsati, stornati o non incassati. Lo stato di sospensione e la sua ragione sono resi visibili al Cliente nell'area riservata; il Cliente può chiedere il riesame scrivendo a [email protected] e la sospensione è revocata quando la verifica si conclude senza rilievi.

6.Licenza e proprietà intellettuale

Il Fornitore concede al Cliente una licenza non esclusiva, non trasferibile e revocabile all'uso del Servizio per la durata del rapporto. La Piattaforma, il software e i relativi diritti restano di titolarità del Fornitore (o dei suoi licenzianti). I Contenuti del Cliente restano di titolarità del Cliente; gli output generati su istruzione del Cliente sono utilizzabili dal Cliente per le proprie finalità professionali.

7.Politica di Utilizzo Accettabile (AUP)

Il Cliente si obbliga a non utilizzare il Servizio per finalità illecite e, in particolare, a non caricare, immettere o trattare tramite la Piattaforma:

• contenuti che violino diritti di terzi (proprietà intellettuale, riservatezza, segreti);
• categorie particolari di dati personali (art. 9 GDPR) e dati giudiziari (art. 10) — v. Sezione 8;
• dati personali per i quali il Cliente non disponga di idonea base giuridica;
• contenuti illeciti, diffamatori, malware o codice malevolo;
• contenuti finalizzati a eludere, sondare o compromettere le misure di sicurezza della Piattaforma o dei suoi fornitori.

Il Cliente si obbliga inoltre a non tentare di aggirare i controlli automatici di screening descritti alla Sezione 10, anche mediante offuscamento, codifica o caricamento di immagini di documenti.

8.Divieto sulle categorie particolari (art. 9 GDPR)

La Piattaforma non è progettata né destinata al trattamento di categorie particolari di dati. È espressamente vietato caricare o immettere dati che rivelino origine razziale o etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, appartenenza sindacale, dati genetici o biometrici, dati relativi alla salute, alla vita sessuale o all'orientamento sessuale, nonché dati giudiziari (art. 10).

Gli Agenti sono istruiti a rifiutare e cancellare i file riconosciuti come contenenti tali categorie. Tale comportamento è una misura di sicurezza (v. Sezione 10) e non solleva il Cliente dall'obbligo di non caricarli. La responsabilità per l'eventuale immissione di categorie particolari resta integralmente in capo al Cliente.

9.Dichiarazioni e garanzie del Cliente

Caricando o immettendo Contenuti, il Cliente dichiara e garantisce che:

• è titolare del trattamento dei dati personali in essi contenuti, ovvero dispone di valido titolo per trattarli;
• dispone di idonea base giuridica per ciascun dato personale immesso e ha assolto i propri obblighi informativi verso gli interessati;
• non immette categorie particolari o dati giudiziari;
• è l'unico responsabile della liceità, esattezza e legittimità dei Contenuti del Cliente.

10.Misure di sicurezza — natura e limiti

La Piattaforma adotta misure tecniche a tutela dei dati, tra cui: mascheramento automatico delle informazioni identificative (PII masking) attivo su tutti gli Agenti, screening preliminare dei documenti caricati e blocco predefinito (default-deny) dei file non riconosciuti o riconosciuti come contenenti categorie particolari.

Tali misure costituiscono misure di sicurezza ai sensi dell'art. 32 GDPR e operano secondo il principio del massimo impegno (best-effort). Il Fornitore non garantisce l'intercettazione del 100% dei contenuti vietati e tali controlli non sollevano in alcun caso il Cliente dalle proprie responsabilità e garanzie di cui alle Sezioni 8 e 9.

11.Fornitori terzi

Per l'erogazione del Servizio il Fornitore si avvale di fornitori terzi, tra cui il fornitore dei modelli AI (Anthropic) e il fornitore di servizi tecnici di data center. Il ruolo di ciascuno ai fini della protezione dei dati e gli eventuali trasferimenti extra-UE sono descritti nell'Informativa Privacy e nell'Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA).

12.Trattamento dei dati personali

Il trattamento dei dati personali è disciplinato dall'Informativa Privacy (art. 13 GDPR) e, per i dati che il Cliente immette in qualità di titolare, dall'Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA, art. 28 GDPR), che costituiscono parte integrante del rapporto. La base giuridica del trattamento necessario all'erogazione del Servizio è l'esecuzione del contratto (art. 6.1.b), non il consenso.

13.Limitazione di responsabilità

Nei limiti consentiti dalla legge, la responsabilità del Fornitore è esclusa per i danni derivanti da: uso del Servizio in violazione delle presenti Condizioni; immissione di Contenuti vietati; decisioni assunte dal Cliente sulla base degli output degli Agenti; indisponibilità temporanea del Servizio. In ogni caso, la responsabilità complessiva del Fornitore per qualsiasi pretesa relativa al Servizio non potrà eccedere l'importo corrisposto dal Cliente nei 12 mesi precedenti l'insorgere della pretesa. Restano fermi i casi di dolo e colpa grave.

14.Manleva

Il Cliente si obbliga a manlevare e tenere indenne il Fornitore da ogni pretesa, sanzione, danno o costo (incluse le spese legali) derivante dalla violazione delle Sezioni 7, 8 e 9, ivi compresa l'immissione di categorie particolari o di dati privi di base giuridica.

15.Durata e recesso

Il rapporto ha la durata indicata in fase di sottoscrizione e si rinnova secondo le condizioni ivi previste. Ciascuna parte può recedere secondo i termini concordati. Il Fornitore può sospendere o risolvere il rapporto in caso di violazione dell'AUP; resta ferma, in via autonoma, la facoltà di sospensione cautelativa prevista al punto 5.2 in caso di mancato pagamento, contestazione o rimborso. Alla cessazione, i Contenuti del Cliente sono trattati secondo quanto previsto dal DPA e dall'Informativa.

16.Modifiche e ri-accettazione

Il Fornitore può modificare le presenti Condizioni. Le modifiche sostanziali sono comunicate e richiedono una nuova accettazione al primo accesso successivo. Ogni versione è identificata da un numero e da una data di entrata in vigore; l'accettazione di ciascuna versione è registrata ai fini dell'accountability (art. 5.2 GDPR).

17.Legge applicabile e foro

Le presenti Condizioni sono regolate dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Milano, fatte salve le norme inderogabili applicabili.

18.Accettazione

L'accettazione delle presenti Condizioni e della Politica di Utilizzo Accettabile è condizione necessaria per l'utilizzo del Servizio e viene raccolta al primo accesso, unitamente all'Accordo sul Trattamento dei Dati. L'accettazione avviene in due atti distinti: (i) l'accettazione integrale delle presenti Condizioni; (ii) l'approvazione specifica e separata delle clausole elencate alla Sezione 19, ai sensi degli artt. 1341 e 1342 del codice civile. Ciascun atto è registrato con data, ora, indirizzo IP, versione del documento e impronta (hash) del testo.

19.Approvazione specifica ai sensi degli artt. 1341-1342 c.c.

Ai sensi e per gli effetti degli articoli 1341, secondo comma, e 1342 del codice civile, il Cliente dichiara di aver letto e di approvare specificamente le seguenti clausole:

• Sezione 5 (Corrispettivi, CFO Units e pagamento) — non rimborsabilità delle CFO Units e decurtazione dal saldo degli importi rimborsati, stornati o non incassati (punto 5.1); facoltà del Fornitore di sospendere o disattivare l'accesso in caso di mancato pagamento e di sospendere in via cautelativa, con effetto immediato, l'accesso e i nuovi acquisti in caso di contestazione, storno, rimborso o indizi di frode (punto 5.2);
• Sezione 10 (Misure di sicurezza — natura e limiti) — natura best-effort dei controlli automatici ed esclusione di garanzia di intercettazione totale dei contenuti vietati;
• Sezione 13 (Limitazione di responsabilità) — esclusioni di responsabilità e massimale risarcitorio;
• Sezione 14 (Manleva) — obbligo di manleva e tenuta indenne del Fornitore;
• Sezione 15 (Durata e recesso) — facoltà del Fornitore di sospendere o risolvere il rapporto in caso di violazione dell'AUP;
• Sezione 16 (Modifiche e ri-accettazione) — facoltà del Fornitore di modificare unilateralmente le Condizioni;
• Sezione 17 (Legge applicabile e foro) — competenza esclusiva del Foro di Milano.

L'approvazione specifica è raccolta con un atto di conferma separato e successivo rispetto all'accettazione generale delle presenti Condizioni.

20.Trasparenza sull'intelligenza artificiale e supervisione umana

Il Servizio integra sistemi di intelligenza artificiale, inclusi modelli di terze parti (v. Sezione 11). In coerenza con i principi di trasparenza del Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act), in particolare l'art. 50, e con l'art. 22 del GDPR, il Fornitore precisa quanto segue:

• Interazione con un sistema di AI. Il Cliente e i suoi Utenti sono informati di interagire con agenti basati su intelligenza artificiale. La natura AI del Servizio è resa evidente nell'interfaccia, che identifica gli agenti come tali e avvisa che gli output possono contenere errori e devono essere verificati.
• Supervisione umana. Gli Agenti hanno funzione di supporto: propongono struttura e assunzioni, mentre l'elaborazione numerica è eseguita da un motore di calcolo deterministico. Ogni output resta soggetto a verifica, controllo editoriale e approvazione dell'Utente prima dell'utilizzo. Il Servizio non adotta in modo interamente automatizzato decisioni produttive di effetti giuridici o similmente significativi nei confronti di persone fisiche, ai sensi dell'art. 22 GDPR.
• Natura e limiti degli output. Gli output sono generati su istruzione del Cliente e sotto il suo controllo umano; non costituiscono consulenza finanziaria, contabile o legale e non sostituiscono il giudizio professionale (v. Sezione 2). I modelli linguistici hanno natura probabilistica e possono produrre risultati inesatti o incompleti: la loro accuratezza è offerta secondo il principio del massimo impegno (best-effort) e senza obbligo di risultato. Spetta al Cliente verificarne correttezza e idoneità prima dell'impiego in contesti ufficiali.